一、归档文件要求
（一）职能部门预立卷归档是我院档案工作的基本制度。
（二）归档文件材料必须准确反映学校教学、科研及管理活动的真实面貌，手续完备，制作和书写材料有利于长期保存
（三）遵循文件材料的自然形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
（四）文书档案由形成、处理、承办的职能部门负责归档。全校性、综合性的文件材料由党委办公室、院办公室负责归档。跨部门的文件根据情况采取以下几种方式处理：由学校党委讨论，以行政名义发出的文件，归入学院办公室；由业务部门起草，内容主要涉及某方面业务工作的，即使以学校行政名义发出的文件，也应归入具体的业务部门，但如果内容涉及全局性、综合性的文件，则归入学院办公室；几个部门联合办理的文件，一般归入主办部门，如无法确定主办部门，则归入最后承办的部门。
（五）归档文件材料注意：检查应盖公章是否盖了，文件没有标题应加上标题，内容、摘要、文件没有标明日期的要标上日期。
（六）科技档案、会计档案、照片档案、荣誉档案、电子文件分别由各类文件材料的形成单位负责归档。
（七）外出开会、考察、学习、参观形成或带回应归档的文件材料，在该项活动结束时交由文书档案员归档。
(八)归档的文件材料应是原稿原件，不得用复制件。正文与底稿(签发稿)主件或附件、请示与批复、来文与复文一起归档。
（九）归档的文件材料一律要用蓝色和黑色钢笔、签字笔或打印机打印，不得使用铅笔、圆珠笔或红色的笔。
（十）归档的照片、录音带、录像带要一一写上文字说明。
（十一）归档的文件要求一式两份，其中正文和签发稿各一份作存档用，一份作文件汇编用；归档的纸质文件与电子文件同步归档。
（十二）文书档案在次年四月底前归档；按学年度形成的教学档案在学年度结束后寒假前归档；科研、基建项目和专题性、成套性较强的档案，在项目完成通过验收后三个月内归档，会计档案实行隔二年归档制度，每年四月底以前完成归档工作。